Wie wählt man eine Software für elektronische Signaturen aus?

In den letzten Jahren hat die elektronische Signatur ihren Platz in Unternehmen gefunden. Diese Art der Signatur ist verschlüsselt, um eine zuverlässige Überwachung des Status des Dokuments über eine Zertifizierungseinheit des Unterzeichners zu ermöglichen.

Was genau ist eine Software für elektronische Signaturen?

Es ist ein Mittel zur Vereinfachung der Zertifizierung, Authentifizierung und Signatur eines Dokuments. Diese Art der Signatur wird von Unternehmen zur Durchführung und Vereinfachung des Austauschs verwendet. Die elektronische Signatur kann nicht von einer dedizierten Software sowie einer elektronischen Zertifizierung getrennt werden. Für den Unterzeichner ist es mit dieser Lösung möglich, seine Unterschrift auf eine Datei zu setzen, ohne sie auszudrucken. Viele Arten von Dokumenten können durch diese Art der Unterschrift beglaubigt werden. Zunächst ist es möglich, Personaldokumente oder Handelsverträge wie Angebote und Rechnungen zu beglaubigen. Dann, Immobilienmietverträge und vorläufige Kaufverträge. Unternehmensdokumente und Sozial- oder Steuererklärungen können mit einer elektronischen Signatur, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst, beglaubigt werden.

Für welche Software zur elektronischen Signatur sollte ich mich entscheiden?

Erst einmal,  sind die Anzahl der Benutzer und die Menge der zu signierenden Dokumente  zu berücksichtigen. Auch die Art der Dokumente muss genau analysiert werden, ob es sich um einen Kostenvoranschlag, eine Rechnung, ein Mandat oder eine Sozial- oder Steuererklärung handelt. Dann, die Kompatibilität der Software mit Word, PDF, Excel, Outlook und anderen Dokumenten. Schließlich mitentscheidend ist das Ziel und die Tätigkeit des Unternehmens. Derzeit kann man zwischen zwei Arten von Software für elektronische Signaturen wählen. Zum einen durch den Einsatz einer Cloud-basierten Lösung, einer Software, die sich bei Unternehmen immer größerer Beliebtheit erfreut. Für den Zugriff auf die Online-Oberfläche ist eine Internetverbindung erforderlich. Andererseits ist es auch möglich, eine Inhouse-Software zu wählen. Die Installation einer Lizenz auf allen Rechnern eines Unternehmens ist unabdingbar.

Software für digitale Signaturen: die Vorteile

Der Einsatz von Software für elektronische Signaturen hat viele Vorteile. Es ist einfach zu bedienen und spart eine Menge Zeit. Benutzer können ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig signieren, unabhängig von deren Typ oder Format. Es ist auch möglich, in Echtzeit den Fortschritt und die Rückverfolgbarkeit von signierten, gedruckten oder geöffneten Dateien zu verfolgen. Optimale Sicherheit wird dem Anwender auch dadurch geboten, dass die Software die Identität des Unterzeichners überprüfen kann.

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