Elektronische Signatur: Welche Dokumentenformate sind betroffen?

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahrzehnten einen großen Beitrag zum Thema Unternehmertum geleistet. Es hat die Arbeit erleichtert und die Effizienz der Unternehmen erhöht. Ein Beispiel für diese Digitalisierung ist die elektronische Signatur, die es ermöglicht, Dokumente elektronisch zu unterschreiben und damit den Versand zu erleichtern. Diese neue Art, Dokumente zu signieren, hat auch einen großen Beitrag zur Produktivität geleistet und ist damit ein Verfahren, das derzeit von Unternehmen bevorzugt wird.

Die Eigenschaften der elektronischen Signatur

Eine Signatur ist das elektronische Mittel zur Beglaubigung oder Legalisierung eines Dokuments. Sie wurde in den 2000er Jahren in Europa legalisiert und ermöglichte es, die Authentizität eines Dokuments zu garantieren. Es wird derzeit von vielen Menschen in allen Branchen genutzt, unabhängig von ihrem Tätigkeitsbereich. Einige Websites haben sich auf den Bereich der elektronischen Signatur spezialisiert, indem sie Optionen zu deren Nutzung anbieten, wie die legale elektronische Signaturlösung Yousign. Es wird derzeit auch von Einzelpersonen verwendet, besonders in dieser Zeit der Pandemie.

Die elektronische Unterschrift ist im Gegensatz zur physischen Unterschrift durch eine Anzahl von Ziffern gekennzeichnet, die neben anderen Vorgängen einer bestimmten Person zugeordnet ist. Die Person muss also nicht unterschreiben, sondern nur diese Zahlen und das Datum für eine sichere Unterschrift anbringen. Schließlich hat eine elektronische Unterschrift ebenso wie eine physische Unterschrift einen rechtlichen Wert und kann die rechtliche Verantwortung der Person in Anspruch nehmen.

Die Vorteile von elektronischen Signaturen

Die elektronischen Signaturen bieten mehrere Vorteile. Dazu gehört zum Beispiel die Tatsache, dass es eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. In der Tat ist es nicht mehr nötig, Papierkram zu verwalten, indem man vor dem Versenden des betreffenden Dokuments zum Druck geht, ganz zu schweigen von der Zeit, die für die Rücksendung benötigt wird.

Mit einer elektronischen Signatur kann ein Papier innerhalb weniger Minuten unterschrieben und an den Absender zurückgeschickt werden, was in Unternehmen, in denen Zeit als Geld angesehen wird, ein erheblicher Vorteil ist. Darüber hinaus bedeutet es weniger Papierausdrucke und damit weniger Abfall und weniger Dokumentenablage, die gemacht werden muss. All diese Vorteile unterstützen auch den Sicherheitsaspekt dieses Prozesses.

Dokumente, die durch die elektronische Signatur unterstützt werden können

Die elektronische Signatur wird in der Regel für die Mehrzahl der PDF-Dokumente und fast alle Dateitypen verwendet. Es ist auch möglich, diese Signatur z. B. mit einem Bild oder einer Excel-Datei zu verknüpfen. Kurz gesagt, diese Art der Signatur kann auf jedem Dokument durchgeführt werden, das von Hand unterschrieben werden kann. Zum Beispiel auf Arbeits- oder Mietverträgen, auf jeder PDF-Datei sowie auf vielen anderen Arten von elektronischen Dokumenten.

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